Se encuentra usted aquí

¿Cómo ser más productivos con el correo electrónico?

Comercio electrónico

El email es la actividad más común en Internet y una de las herramientas más utilizada en el día a día de muchos trabajadores. El email se ha convertido en nuestra seña de identidad oficial en Internet, nuestro punto de partida a la hora de comunicarnos con el resto del mundo y una de las vías de contacto más frecuente con nuestros clientes y proveedores

Aunque suele darse por supuesto que cualquier persona que pasa a formar parte de la plantilla de una empresa sabe usar correctamente el correo electrónico, lo cierto es que esta premisa no se cumple siempre. Una cosa es saber leer y enviar correos y otra totalmente diferente saber usar el email de forma productiva.

Las políticas de redacción de emails

El primer asunto sobre el cual habría que formar a los trabajadores es sobre las políticas de redacción de emails. El empleado a de tener muy claro a quién va dirigido el correo electrónico y conocer las utilidades de el "Para", "Con copia" y "Con copia oculta" si queremos evitar sobresaltos innecesarios. Del mismo modo, el campo "Asunto" del correo debe utilizarse para dejar claro cuál es el contenido del correo y qué fin perseguimos con el mismo.

En términos de redacción del contenido, este ha de ser claro, conciso y resumido. Las grandes parrafadas no suelen ser bienvenidas y suponen una gran pérdida de tiempo (y productividad) tanto para el redactor como para el receptor del correo electrónico. Se aconsejan frases cortas y párrafos bien estructurados, así como destinar el último párrafo a hacer un resumen del contenido. Ni que decir tiene que es aconsejable releer el mensaje antes de enviarlo.

Consejos para mejorar la productividad en uso del correo electrónico

En el uso diario del email, también debemos seguir una serie de consejos que nos ayuden a mejorar nuestra productividad para evitar que el correo se convierta en una fuente de interrupciones constantes que lastre nuestro rendimiento laboral. Te mostramos los más importantes:

* Eliminar las notificaciones push. Los mensajes constantes avisándote de que ha llegado un nuevo correo electrónico a tu cuenta lastran tu productividad e impiden que te concentres en lo verdaderamente importante. Se aconseja desactivarlas para impedir que el email se convierta en dueño de tu tiempo.

* Usar respuestas predefinidas. En muchas ocasiones las respuestas que proporcionamos a nuestros contactos se repiten por tratar asuntos muy parecidos. Para estos casos se recomienda hacer uso de respuestas predefinidas que nos ahorren la pérdida de tiempo de responder escribiendo desde cero el correo electrónico.

* Utilizar lo que podríamos denominar la regla F.L.A.B.A. (Filtrar, Leer, Actuar, Borrar y Archivar). Gracias a estos sencillos cinco pasos conseguiremos tener una bandeja de entrada ordenada y clasificada que no se convierta en un cajón de sastre al que dedicarle más tiempo del imprescindible.

* Relacionado con el punto anterior, si solemos utilizar cuentas de Gmail, deberíamos hacer uso de las herramientas de gestión de emails que Google nos proporciona para mejorar nuestra productividad. Gracias a los correos prioritarios, los filtros o las etiquetas conseguiremos mantener nuestro email bajo control prácticamente sin ningún esfuerzo.

* No utilizar el correo como si fuese un chat. Para estos casos es mejor recurrir a redes sociales internas (cuando la comunicación es dentro de la propia organización) o usar el teléfono si creemos que son muchos los aspectos a debatir con nuestro interlocutor. Las conversaciones extensas de email donde se ven involucradas muchas personas son prácticamente imposibles de seguir y totalmente improductivas.

Consideraciones finales

En definitiva, el correo electrónico es una herramienta imprescindible en cualquier empresa, pero su uso puede originar conflictos con la productividad de los empleados. Pese a ello, son pocas las empresas en las que he observado formación al respecto, lo cual lastra considerablemente el rendimiento de los trabajadores.

Estamos ante un problema técnico y de diseño grande para el que las organizaciones han de encontrar una solución rápida. El email es una herramienta de comunicación sensacional si sabemos usarlo correctamente. De lo contrario, puede convertirse fácilmente en un agujero negro por el que tirar nuestro tiempo a la basura.

En BBVA con tu Empresa | Tres alternativas para reducir el correo interno en la empresa, Los disclaimers de los emails no valen para nada 

Imagen | Esparta