Cinco aplicaciones para montar tu empresa online

Pymes | 11/02/2013

Si hoy en día iniciamos un nuevo proyecto empresarial, una de las alternativas que nos podemos plantear, a la hora de adquirir o contratar herramientas informáticas, que nos ayuden a desarrollarlo son las aplicaciones en la nube. Por eso hoy vamos a ver cinco aplicaciones para montar tu empresa online.

El modelo de negocio del software en la nube suele ser bajo suscripción. Es decir, contratamos lo que necesitamos en este momento y si nuestro negocio crece, podemos ampliar sin problemas. De esta manera, lo normal es que en los servicios se contrate por números de usuarios y espacio de almacenamiento, a un precio determinado al mes. Esto nos permite tener controlados los costes de forma mensual y no necesitamos hacer grandes inversiones en el periodo de arranque.

Office 365, correo, intranet, comunicaciones y más

Es la solución que nos propone Microsoft para empresas que trabajan en movilidad. En lugar de montar nuestro servidor, pagar las licencias y mantener el sistema, nos ofrece la posibilidad de contratar online Office 365. Existen distintos planes, dependiendo del tipo de empresa y el número de trabajadores. Nos ofrece una solución para correo electrónico Exchange, calendario, una intranet colaborativa o incluso montar nuestra web a través de SharePoint, comunicaciones a través de Lync y también Office para editar nuestros documentos, ya sea con la edición online, a través de las Office Web Apps, o con la versión instalada y alojada en los propios equipos de los usuarios. Los precios parten de 4,90€ al mes por usuario.

Una alternativa a este sistema es utilizar Google Apps, donde serán las aplicaciones de Google como Gmail, Google Calendar o Google Drive para almacenar documentos y Docs para editarlos. Como intranet o espacio colaborativo, podemos contratar los servicios de Zyncro, una solución muy interesante para facilitar la comunicación y el desarrollo de proyectos cuando los empleados de la empresa trabajan en movilidad.

Kubbos, ERP y CRM online, modular y adaptable a nuestras necesidades

Si también necesitamos un programa de gestión, un ERP, tenemos mucha variedad de programas a nuestra disposición. En este caso, vamos a optar por Kubbos, un ERP y un CRM modular que podemos adaptar de forma muy flexible a las necesidades de nuestra empresa. Ofrece módulos de CRM, almacén, ventas, facturación o compras. Todo ello vía web y con distintos planes de precios, que va desde la opción de 9€ al mes para un usuario o 39€ para cinco usuarios y 5 GB de espacio de almacenamiento.

Si buscamos una alternativa más sencilla podemos apostar por Anfix. En este caso se trata de una especie de escritorio online para llevar la gestión de la empresa. Nos permite gestionar usuarios, espacio para almacenar documentos, y aplicaciones de facturación para llevar un control del stock de artículos que tenemos a la venta, módulo de compras y de ventas. También tenemos la opción de crear la factura electrónica y un completo sistema de informes. Los precios parten desde los 9,90€

Dropbox para negocios, almacenamiento online bien integrado con otros servicios

si lo que buscamos es tener un espacio de intercambio, de almacenamiento para tener nuestros documentos en la nube, Dropbox puede ser una gran alternativa. Es un servicio ideal para profesionales y autónomos, pero también para pequeñas empresas. Podemos utilizarlo de varias maneras. Vamos a ver alguna de ellas:

  • Cuentas individuales de los usuarios y carpetas compartidas para trabajo en grupo. Esto tiene dos inconvenientes fundamentales. Por un lado, el espacio que ocupa la carpeta compartida se resta a cada uno de los miembros que tienen acceso. Por otro, tenemos una pérdida de privacidad y control de los documentos. Las cuentas son propiedad de cada trabajador y puede instalarse los clientes de Dropbox para sincronizar donde desee, tanto en su casa, como en su móvil, etc. con acceso a los documentos compartidos
  • Las cuentas de empresa, que las crea un responsable de la empresa, evitando que los empleados la instalen por su cuenta en sus casas. Dropbox for Teams parte de un precio de 795$ para 1 TB de almacenamiento y cinco usuarios. La ventaja es que la empresa tiene controlado en todo momento los documentos que son accesibles. Además, el espacio compartido no cuenta para todos los usuarios, sino únicamente para el propietario de la carpeta.
  • Por último, podemos utilizar una cuenta de Dropbox común para todos los empleados. El almacenamiento gratuito es de 2 GB. Si necesitamos más, se puede ampliar el espacio de almacenamiento. No se comparte nada, puesto que la cuenta es la misma para todos. Eso sí, para mantener la privacidad debemos evitar que la contraseña de la cuenta sea pública.

Alfresco in the cloud, gestor documental en la nube

Si lo que necesitamos, además de espacio de almacenamiento en la nube, es una mejor organización documental siempre podemos utilizar los servicios de Alfresco in the cloud, la versión online del conocido gestor documental. Podemos utilizarlo de manera individual o como complemento de la versión alojada de Alfresco Enterprise, permitiendo un modelo híbrido, con documentos alojados en nuestros servidores y fácilmente accesibles y sincronizados con la nube.

El sistema garantiza la seguridad puesto que aplica un cifrado AES 256 a los documentos almacenados en la nube. También permite la sincronización a través de WebDAV de carpetas de Alfresco y editar o guardar contenidos desde cualquier tipo de dispositivo.

Pero sobre todo, nos permite ser más eficientes con los flujos de trabajo o al realizar algunas tareas de forma automática, como convertir documentos a PDF, por ejemplo. Nos ofrece 10 GB de espacio con usuarios ilimitados de forma gratuita, aunque esta versión no ofrece soporte para el Directorio Activo o LDAP. La versiones de pago parten de los 40€ mensuales para cinco usuarios, aumentando facilidad de administración y espacio de almacenamiento.

Workmeter, midiendo la productividad de la empresa

Pero otra de las preocupaciones que pueden tener muchas empresas que trabajan de forma deslocalizada, que permiten trabajar tanto desde casa, es la productividad que pueden conseguir. Pero también para las organizaciones que trabajan de forma tradicional. Workmeteres un servicio que nos ayuda en esta cuestión. Nos crea un mapa de la productividad de nuestra empresa.

Tenemos disponible un panel de actividad para comprobar de qué forma los departamentos y empleados ocupan su tiempo en el horario laboral. También se puede utilizar el informe horario, que detecta cuando se inicia una actividad y cuánto tiempo nos ha ocupado. También tenemos la posibilidad de asignar proyectos. Los ahorros que podemos conseguir al mejorar la productividad pueden ser realmente interesantes.

Una alternativa en la nube para casi cualquier problema

Esta es sólo una pequeña muestra, en la que hemos querido ofrecer soluciones distintas a algunas cuestiones que se pueden plantear las empresas. En todo caso, existen otras alternativas para cada una de las necesidades propuestas. Lo interesante es que tenemos la posibilidad de implantar una aplicación con una inversión inicial realmente baja.

En BBVA con tu empresa | ¿Qué es el SaaS y cómo ayuda a la creación de nuevas empresas? Imagen | FutUndBeidl