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Cuentas anuales: la información patrimonial de la empresa

julio 17, 2019

Las cuentas anuales de una empresa son todos los documentos  contables que contienen la información contable o patrimonial de un periodo determinado. Estos estados financieros están compuestos generalmente por un balance, memoria, cuenta de pérdida y ganancias, estado de evolución de patrimonio neto y estado de flujo de efectivo.

Y su objetivo es en primer lugar evaluar el estado y la evolución de la compañía en determinado tiempo y esto permitirá hacer estudios de posicionamiento con respecto a las marcas más cercanos.

¿Quiénes deben presentar las cuentas anuales? 

La persona responsable de depositar las cuentas anuales es el o los administradores de la empresa. Están obligadas a cumplir con esta norma las sociedades anónimas, de garantía recíproca, de responsabilidad limitada, extranjeras con sucursales en España y fondo de pensiones. El plazo para su aprobación es de seis meses posteriores al cierre y no debe exceder del 30 de julio de cada año.  

De qué manera se pueden presentar las cuentas anuales 

Existen varias vías para presentar las cuentas anuales ante el Registro Mercantil. Desde la más la más avanzada y práctica que en a través de internet en un correo adjunto hasta la clásica en hojas de papel bond impresas dentro de una carpeta hasta. Pero estas y otras maneras de hacer llegar este requisito las presentamos a continuación.

  • Correo electrónico: La manera más práctica, rápida, cómoda y eficaz es por vía internet. A través de un correo electrónico con toda la documentación de la cuenta anual dirigido a la sede electrónica del Colegio de Registadores y además tener el certificado de firma digital.  
  • Impresa en papel: Es la opción más antigua y que se ha  mantenido a través de los tiempos dirigirse a la oficina con una carpeta en la cual se encuentran todos los formularios y certificaciones de aprobación de cuentas que conforman las cuentas anuales.
  • CD o DVD: El soporte digital también es una alternativa, en estos dispositivos se copia toda la información y se presentan impresas en papel tres copias de la instancia de presentación, la certificación de aprobación de cuentas y el certificado de la huella digital de la firma. 

Consecuencias de no presentar las cuentas anuales dentro del plazo exigido por la Ley

Las empresas, compañías y/o sociedades que no presenten las cuentas anuales dentro del periodo establecido por la Ley de Sociedades de Capitales será objeto de sanciones y restricción de determinadas actividades administrativas ante el Registro Mercantil las cuales se nombran a continuación:

  • Sanciones administrativas con multas entre 1.200 y 60.000 euros. El monto dependerá de facturación anual.
  • No podrá inscribirse en el Registro Mercantil documento alguno. A excepción del cese del administrador, disolución de la empresa o sociedad o la renovación de poderes.
  • Impedirá a terceros conocer el estado financiero de la empresa y esto conllevará a la duda de terceros en cuanto a la existencia de complicaciones financieras.
  • El administrador asumirá la responsabilidad por deudas en el supuesto de que la sociedad se encuentre insolvente.

Aunque la decisión correcta y profesional es presentar la documentación dentro del tiempo que establece la norma, su incumplimiento no acarreará consecuencias que lamentar siempre y cuando se corrija esta falla antes del 31 de diciembre del año en curso. Por ejemplo si no se realizó el depósito correspondiente debido al retraso en la aprobación de la junta general, el cierre del registro podrá evitarse siempre y cuando esté respaldado por la certificación del órgano. 

Conclusión

Las cuentas anuales son un instrumento de control financiero muy importante para las empresas ya que contiene toda la información necesaria para determinar el crecimiento o disminución evolutiva en cuanto al aspecto económico se refiere. De ahí la importancia de la presentación anual ante el organismo competente ya que de lo contrario no sólo tendrá como consecuencias sanciones administrativas y limitaciones en sus funciones ante el Registro Mercantil sino que se  abrirá una puerta hacia la duda por parte de los acreedores con respecto a su reputación.