Qué esperar de una inspección de trabajo

Comercios | 16/03/2017

Ante la visita de un funcionario del Ministerio de Empleo es importante saber qué se nos puede requerir y cómo colaborar para evitar posibles sanciones.
El inspector de trabajo puede requerirnos una amplia variedad de documentación para certificar que todo está conforme a la ley
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Recibir una inspección de trabajo es algo muy habitual. De hecho, en 2015 se realizaron 305.256 inspecciones de trabajo en España y la inmensa mayoría de ellas fueron rutinarias, es decir, no estuvieron propiciadas por una llamada o ‘chivatazo’ alertando de alguna irregularidad en una determinada empresa. Porque en contra de la creencia popular, recibir una inspección de trabajo no quiere decir que estemos incumpliendo la ley; sencillamente, forma parte de la rutina de los inspectores de trabajo como los subinspectores de empleo.

Ante este proceso de control por parte del Ministerio de Empleo, es importante saber qué se nos puede requerir, a qué tiene derecho el funcionario que nos visite y cómo debemos proceder antes sus peticiones. Vamos a repasar rápidamente cómo transcurre una inspección de empleo.

La colaboración del empresario es obligatoria

Es importante destacar que para que haya una inspección de trabajo no tiene por qué haber un aviso previo por parte del Ministerio de Empleo. De esta forma, el inspector o subinspector tan solo debe identificarse adecuadamente y proceder a visitar las instalaciones de la empresa. Cabe señalar que algunas inspecciones pueden comenzar incluso antes de ser anunciadas, es decir, antes de que el inspector de trabajo se identifique como tal. Esto puede ocurrir cuando el funcionario crea que puede descubrir infracciones que, de otra manera, pasarían desapercibidas.

También hay que aclarar que no se le puede negar la entrada a un inspector de trabajo o a un subinspector de empleo. Hacerlo supondrá que el funcionario, muy probablemente, llamará a la policía y denunciará esta grave infracción. En lo relativo a la entrada en la empresa tan solo existe una excepción: cuando la empresa se encuentra en nuestro domicilio el funcionario que quiera realizar la visita deberá llevar consigo la pertinente autorización judicial, de lo contrario te podrás negar a que pase.

Durante la visita, el inspector puede visitar todas las instalaciones, habitaciones o salas que considere necesarias, así como requerir que se le faciliten las contraseñas para inspeccionar, por ejemplo, los ordenadores de los empleados.

En relación con este último punto, el inspector de trabajo puede requerirnos una amplia variedad de documentación para certificar que todo está conforme a la ley: desde los horarios de los trabajadores y sus contratos hasta los libros de contabilidad, la declaración del Impuesto de Sociedades o los justificantes de pago de la Seguridad Social. En definitiva, cualquier documento relacionado directamente con nuestra empresa y que ayude al inspector a comprobar que estamos cumpliendo con la normativa vigente.

Un pequeño inciso: desde enero de este año ya no es obligatorio que las empresas de nueva constitución tengan un libro de visitas, ya que será el propio inspector de trabajo el que acredite su visita mediante una diligencia. No obstante, esta diligencia sí deberá ser guardada por la empresa y, en caso de existir libro de visitas por haber sido constituida la empresa antes de enero de 2017, este libro deberá permanecer guardado por la empresa y puesto a disposición del inspector que lo requiera.

Siguiendo con el transcurso de la visita, el inspector puede solicitar que algún empleado o el propio dueño del negocio le acompañen y realicen las oportunas aclaraciones. En este proceso es normal que el inspector tome fotografías haga apuntes o incluso haga algún vídeo, si así lo considera necesario.

Las sanciones

Tras concluir la visita el inspector puede comunicarnos que existen infracciones dentro de nuestra empresa y levantar la pertinente acta de infracción. Comenzará entonces un plazo de diez días en el que recibiremos por correo certificado un documento en el que se nos hará constar el motivo de la sanción y la gravedad de la misma. Desde el momento en que recibimos este documento tendremos 15 días hábiles para presentar alegaciones, si así deseamos hacerlo.

Con respecto a las alegaciones, de cara a intentar que prosperen es importante adjuntar toda la información que creamos que puede ayudar a refutar nuestra versión, desde contratos de trabajo a cualquier otro documento que pueda rebatir la infracción.

En España en 2015 se levantaron actas de infracción en el 20 % de las visitas, por lo que no es del todo infrecuente. Sin embargo, la tipología de la infracción y la correspondiente sanción sí que puede variar mucho, dependiendo de la gravedad de la misma.

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