¿Qué es la digitalización homologada de la AEAT?

Pymes | 13/05/2012

El archivado de las facturas que recibe nuestra empresa de proveedores, servicios que contratamos, etc. puede ser uno de los grandes dolores de cabeza para muchos a poco que no se mantenga una organización eficaz. Además tenemos que guardar todas las facturas a lo largo del tiempo, por lo que la documentación se va acumulando y ocupando espacio y tiempo en la gestión. Una alternativa que tenemos para manejar todo esta documentación en formato electrónico es utilizar soluciones de digitalización homologada por la AEAT .

Una solución de digitalización homologada por la Agencia Tributaria nos permite escanear la factura, guardarla como un archivo digital y poder eliminar la factura de papel original. Para ello debe cumplir una serie de requisitos técnicos para que cumpla con los requisitos que nos imponen. Estos requisitos son un formato digital homologado como ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, PDF y TIFF. También necesitamos una resolución mínima de 200 px. y la firma digital del documento que garantice su modificación posterior a dicha firma.

En este sentido necesitamos a nivel de hardware un escáner que nos permita cumplir con estos requisitos y a nivel de software la aplicación debe estar homologada por la AEAT, cosa que podemos consultar en el listado que tienen disponible a tal efecto. También existen soluciones disponibles bajo el modelo de pago por uso que facilitan esta tarea.

Como ventajas que tendremos aplicando la digitalización documental es una mayor rapidez a la hora de encontrar documentos y ponerlos a disposición de cualquier miembro de nuestra organización. Si lo llevamos a un nivel superior podemos ayudarnos de un gestor documental, que además nos ayude con el resto de la organización de nuestra empresa. El caso más complicado de implantar sería cuando tenemos que integrar la digitalización certificada con nuestro ERP.

El mayor inconveniente que tiene, además de la inversión que debemos realizar, es la necesidad de introducir un cambio de hábitos en la forma de trabajar con los documentos, las facturas, en nuestra empresa. Así como el trabajo de escaneado manual, que en el día a día no representa mucho, pero si queremos deshacernos de lo que tenemos archivado puede suponer un trabajo inicial intenso.

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