No me chilles que no te veo o cómo mejorar la comunicación interna

Pymes | 24/01/2017

Para las pymes que van creciendo en volumen de negocio y, por tanto, en empleados, gestionar la comunicación interna puede llegar a ser un reto importante.
Es la propia marcha de tu negocio la que te pedirá más o menos medidas de comunicación interna en tu pyme
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Al inicio del proyecto empresarial te tendrás que enfrentar a muchos retos, pero la comunicación dentro de tu negocio posiblemente no sea uno de ellos. Sin embargo, si todo sale bien y tu empresa se asienta y consigue crecer, también lo hará el número de empleados que necesitarás para asumir una mayor carga de trabajo. Y ahí puede comenzar un desafío que en las pymes con un número importante de empleados puede devenir en un auténtico problema: cómo mantener un flujo de comunicación adecuado entre responsables y empleados.

Ni que decir tiene la importancia de la comunicación dentro de cualquier organización, más aún en una empresa en la que el rendimiento del día a día puede depender de que los mensajes y directrices lleguen de la manera adecuada. Por eso cualquier esfuerzo que hagas de cara a mejorar los canales y formas de comunicación será positivo para el conjunto de tu negocio. Pero veamos por dónde comenzar.

Detecta si existen problemas de comunicación y cuáles son

Un primer paso para mejorar la comunicación de tu pyme es detectar que, efectivamente, hay barreras o dificultades que hacen que los mensajes internos no lleguen como es debido. En este punto es importante recordar que la comunicación debe funcionar en las dos direcciones: desde la administración a los empleados y viceversa.

No en pocas empresas existe una estupenda comunicación en cascada que hace llegar las directrices cotidianas de manera adecuada, pero a la hora de ofrecer canales de feedback, los empleados no encuentran la manera de dar sus propias opiniones o sugerencias.

Aunque existen soluciones de auditorías externas que analizan cómo es la calidad de la comunicación en una empresa, lo normal para una pyme es que los propios responsables lleven a cabo un pequeño análisis para detectar aquellas barreras que estén dificultando el flujo de mensajes, sea en la dirección que sea.

Esta ‘investigación’ se puede hacer de muchas maneras, y aunque los cuestionarios son una buena manera de recabar información, las charlas cara a cara con el equipo de trabajo suelen ser suficiente termómetro para detectar posibles problemas.

De cualquier manera, existen una serie de claves que te puedes preguntar para saber cuál es la calidad de la comunicación interna de tu pyme:

  • ¿Están tus empleados al día de las novedades más importantes de tu empresa?
  • ¿Cómo se comunican estas novedades?
  • ¿Conoce tu equipo cuáles son los canales de comunicación y cómo utilizarlos?
  • ¿Cómo es el ambiente de trabajo?
  • ¿Se escuchan rumores sobre el futuro de la empresa?

Estas son solo algunas referencias, pero existen muchas más y son diferentes para cada empresa. Es buena idea hacer un listado lo más completo posible e intentar aplicarlo a tu pyme. En función de los resultados, deberás pensar qué estrategia seguir.

Herramientas para mejorar la comunicación interna de tu pyme

La lista de acciones y herramientas que puedes emplear para mejorar la comunicación interna de tu pyme es muy amplia, y varía en función de tus necesidades y del número de trabajadores que tengas en tu equipo.

Por ejemplo, mientras que las empresas más pequeñas pueden funcionar bien con un sencillo tablón de anuncios y una reunión mensual, las más grandes necesitarán de soluciones más ‘sofisticadas’, como newsletters o un programa de gestión de proyectos interno. Vamos a enumerar unas cuentas formas de fomentar la comunicación en tu pyme:

Todas estas herramientas tienen objetivos específicos y tienen más sentido para una u otra empresa dependiendo del tamaño de esta o de la ubicación geográfica de los equipos de trabajo. Por ejemplo, para una pyme de 10 empleados una newsletter puede no tener demasiada utilidad, mientras que para una de 50 empleados que trabajan en diferentes ciudades puede ser una buena forma de mantener a todo el mundo al día con las novedades de la empresa.

Mención aparte merecen las reuniones, ese clásico de la organización interna y del día a día que, dependiendo de cómo se gestione, puede resultar en un sumidero de tiempo o en una perfecta solución para la mayoría de problemas cotidianos. En este caso, los expertos en productividad recomiendan tener cuantas menos reuniones mejor, que estas hayan sido programadas de antemano y con orden del día definido y, de manera importante, que tengan un tiempo estipulado de duración.

Será la propia marcha de tu negocio la que te ‘pedirá’ más o menos formas de mantener una comunicación adecuada con tu equipo, porque de lo contrario, los problemas internos comenzarán a surgir.

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