Descubre que gastos puedes deducir en tu actividad como autónomo

Pymes | 02/05/2012

El tema de los gastos deducibles para el autónomo es el gran quebradero de cabeza al que hay que enfrentarse cada vez que tenemos que calcular los pagos a cuenta trimestrales. La legislación establece que se pueden deducir aquellos gastos que sean necesarios para obtener ingresos. Pero este concepto es tan amplio que lleva al autónomo a pensar que hasta un simple café en horario de trabajo es algo necesario y, por lo tanto, desgravable.

La Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, así como la del Impuesto sobre Sociedades, regulan el tipo de gastos que pueden detraerse de los ingresos de la actividad económica. Condiciones indispensables para practicar la deducción son: estar en posesión de la factura o documento equivalente, haberla registrado el los libros contables y haber destinado el gasto a la actividad económica. Si se cumplen estas condiciones, pueden considerarse deducibles los gastos siguientes:

  • Consumos de explotación. Se denominan así las adquisiciones necesarias para el día a día de la empresa, bien sean compras de existencias destinadas a la venta o materias primas o utillaje utilizado para el desempeño de la actividad.
  • Salarios y Seguridad Sociala cargo de la empresa. También es desgravable la cuota de autónomos del titular del negocio o el pago a Mutualidades de Previsión Social en el caso de profesionales no integrados en el régimen de Seguridad Social.
  • Gastos de formación de trabajadores.
  • Contribuciones a planes de pensiones del personal.
  • Pago de arrendamientos, bien sea del local comercial, de maquinaria o cualquier otro necesario.
  • Reparaciones y conservación del establecimiento o de bienes afectos.
  • Servicios de profesionales independientes. Siempre que la contratación de esos servicios se destine a cuestiones relacionadas con la actividad económica, como es el caso de la contratación de asesorías fiscales para el tema de impuestos.
  • Otros servicios exteriores, como pueden ser los suministros (luz, agua, teléfono) del local de negocio, gastos bancarios, primas de seguros, gastos de publicidad y relaciones públicas o pago de transportes (mensajerías).
  • Tributos no estatales, como el IBI del local si está a nuestro cargo o la tasa de recogida de basuras.
  • Adquisición de libros y revistas profesionales, así como asistencia a cursos y conferencias relacionados con la actividad.
  • Cuotas a colegios profesionales.
  • Primas de seguro de enfermedad del contribuyente y su familia, incluidos los descendientes hasta 25 años con el límite de 500 euros por persona y año.

La ley del IVA permite la afectación parcial de los bienes que utilicemos simultáneamente en el ejercicio de nuestra actividad económica y en nuestra vida privada. Sería el caso de los automóviles, por ejemplo. Pero la ley del IRPF exige que la utilización sea exclusiva para la actividad. Tan solo se admite la afectación parcial en aquellos bienes que sean susceptibles de uso independiente. Si tenemos un despacho en nuestro domicilio destinado a la labor profesional de forma exclusiva, podemos desgravar como gasto la amortización proporcional a los metros, pero no la luz, a menos que dispongamos de un contador independiente.

Las multas y recargos no son deducibles en ningún modo. Tampoco lo son los regalos a clientes, a no ser que obedezcan a usos o costumbres de la empresa, como las cestas de navidad, o que persigan un fin adicional publicitario, como ocurriría con los calendarios rotulados. Los gastos de hostelería están también expresamente excluidos en la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Tendríamos que justificarlos como gasto de relaciones públicas (si como con un cliente para cerrar un negocio puedo deducir la comida).

La justificación de los gastos es siempre responsabilidad del contribuyente. El tema de los desplazamientos (gasolina, comida) es algo muy polémico por la dificultad que supone el demostrar que son necesarios para el negocio. Muchas veces, el empresario decide "arriesgarse" y deducir facturas de dudosa prueba sin pensar que el beneficio obtenido puede ser una mínima parte del prejuicio que supondría un regularización de la Administración.

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