Nueve consejos para tus presentaciones en PowerPoint

Emprendedores | 05/06/2015

Nueve consejos para que tus presentaciones en Power Point luzcan brillantes y perfectas. Entra en BBVA Con tu empresa y descúbrelo.

Las presentaciones son una herramienta básica en el mundo de la empresa. Llevamos años utilizando esta técnica para dar a conocer proyectos, información a nivel interno, ventas, etc. Sus posibilidades de uso son enormes, pero quizás por eso no somos capaces de sacar todo el partido a esta forma de comunicación. Vamos a ver 9 consejos para que tus presentaciones en PowerPoint sean brillantes. 

Porque la presentación de deja de ser muchas veces la escenificación de un gran trabajo realizado anteriormente, es un momento importante y no podemos fallar o dar una mala imagen de la empresa. Tenemos un buen contenido y debemos lograr transmitirlo con la ayuda del soporte gráfico para captar mejor la atención del auditorio y fijar algunos aspectos claves en los asistentes, que al fin y al cabo es de lo que se trata. 

1. Efectos los justos

La cantidad de efectos y transiciones que nos permite una herramienta como PowerPoint es inmensa. Sin embargo no tenemos que demostrar al público que viene a escucharnos que sabemos utilizar todos ellos. Lo ideal es elegir un tipo de transición entre las diapositivas y seguir ese criterio para todas. Se trata de fijar la atención de la audiencia en el contenido, no en que estén atentos a ver por donde aparece la próxima diapositiva.

Lo mismo si tenemos información secuencial dentro de una diapositiva. Es mejor que esté ordenada y que sea breve, un dato o una imagen, más que un resumen de todo lo que hemos venido hablando en este punto. La diapositiva tiene que ayudar a fijar la información en el espectador.

2. Información ordenada

Por eso es fundamental transmitir una sola idea por diapositiva. Si es con una imagen mejor que con mucho texto. A veces una imagen impactante es con lo que se quedan cuando se marchan y si la hemos asociado correctamente habremos cumplido nuestra misión con la presentación. Tenemos un tiempo para presentar y no tenemos que transmitir toda la información de golpe, así que mejor ordenada y paso a paso.

En este punto es fundamental no mezclar información, de manera que si tenemos que volver atrás o está relacionada con algo que comentaremos más adelante, se indica, pero no se explica para que la idea de este punto que estamos exponiendo no quede diluida entre varios conceptos. 

3. Imágenes de calidad para enriquecer tu presentación en PowerPoint

Las imágenes que seleccionamos para las diapositivas tienen que ser de calidad. Hay que huir de las predefinidas por la herramienta y bucear en los bancos de imágenes que tenemos a nuestra disposición para dotar a nuestra presentación de fotografías potentes, que refuercen nuestro mensaje y nos ayuden a fijar la idea que transmitimos en el auditorio. No podemos coger la primera imagen que nos sirva, sino que debemos buscar aquella que mejor nos ayude con cada diapositiva en concreto.

También son muy importantes el tratamiento que hacemos de los gráficos, las fuentes con los que los creamos, etc. Un gráfico podemos verlo perfectamente en la pantalla de nuestro ordenador, pero cuando lo pasamos a un proyector puede que las letras o valores no se puedan leer bien, que sólo se aprecien un conjunto de barras por lo que no nos servirá para explicar una tendencia o unos resultados. Una prueba previa con el material de proyección debería ser suficiente para que esto no ocurra.

4. Ensaya la presentación

Esto nos lleva al punto siguiente, el ensayo de la presentación. Tenemos que escenificar todo el proceso antes de hacerlo. Esto nos ayuda a medir aspectos básicos, como el tiempo que durará, coger la soltura necesaria para ir explicando cada punto de la misma o cambiar nuestro punto de vista a la hora de hablar, frente a un público o entre el mismo, dependiendo del espacio donde vamos a realizar la presentación. No es lo mismo trabajar en una sala para 15 personas que en un auditorio para 500 y la presentación necesariamente debería ser distinta.

5. No utilizar la presentación como guión

Tenemos nuestras notas que nos sirven de guión de la presentación. Nos sirven para ordenar la información que queremos transmitir. Lo que no debemos hacer es que la diapositiva sea el guión, donde tenemos todo el texto y sirven de poco para la audiencia. Hay que reducir el texto al mínimo, mejor un eslogan que una idea desarrollada en cada imagen que proyectamos. Como hemos comentado antes, mejor si podemos expresarlo con una imagen y sólo un breve texto de apoyo.

6. Controlar los medios técnicos para hacer la presentación

Este aspecto es clave para tener éxito en la presentación. Muchas veces vamos preparados con nuestro portátil, todo ensayado y cuando llegamos allí vemos que el equipo no se puede conectar al ordenador porque no tenemos conexión VGA que es la que utiliza el proyector. Tenemos que tener previsto con qué herramientas trabajamos, sobre todo si realizamos la misma fuera de nuestras instalaciones. Aquí también debemos revisar si necesitamos micro, si nos podemos mover por la sala o si utilizamos un smartphone para controlar el ritmo de las diapositivas.

7. Cada audiencia merece su presentación

Lo mismo que tenemos en cuenta los medios técnicos tenemos que pensar que cada público al que nos enfrentamos es diferente. Una presentación pensada para empresas con las que colaboramos y para las que explicamos nuestros productos o servicios no nos servirá para un grupo de clientes a los que queremos vender dichos productos. Cada audiencia tiene sus claves y aunque las ideas sean las mismas, la forma de transmitirlas necesariamente tiene que cambiar.

No debemos reutilizar diapositivas, ya que muchas veces por ahorrarnos trabajo, acabamos por no transmitir bien las ideas. Además en muchos casos se pierde la uniformidad de la presentación. Si queremos que cumpla su función, tenemos que trabajar en función del público al que va destinado y con las ideas claras que queremos transmitir.

8. Fijar una idea en los asistentes

No tenemos que enfocar la presentación para que los asistentes lleguen a conocer nuestros productos o servicios mejor que nosotros mismos. Más bien se trata de hacer que salgan con una o dos ideas bien fijadas sobre lo que han visto. Esto es lo que tenemos que tratar de explicar durante todo el tiempo que dure la misma.Es fundamental iniciar la presentación con esta idea, desarrollarla y acabar otra vez remarcando este mensaje que queremos transmitir. Se trata de focalizar nuestro esfuerzo para que la asociación se produzca en los asistentes. 

9. Compartir la documentación de la presentación en PowerPoint

Un último aspecto importante es ofrecer la documentación referente a la presentación al final de la misma, ya sea en un formato físico, en papel con un pequeño dossier o a través de medios electrónicos. En todo caso más que la propia presentación es tener un resumen ejecutivo de la misma o un informe desarrollado que amplíe los datos que hemos ido ofreciendo a lo largo de la misma. 

Realizar presentaciones brillantes no es algo fácil. Requiere de mucha habilidad, de capacidad de comunicación que muchas veces no tiene tanto que ver con los medios técnicos sino con el orador que está al frente de la misma. Pero lo cierto es que si somos observadores podremos ver si el impacto de nuestra presentación ha sido positiva para ir mejorando con el paso del tiempo. 


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