5 claves para hacer un inventario de manera rápida y eficiente

Comercios | 23/12/2016

Inventariar tus productos no tiene por qué ser una tediosa obligación, sino una oportunidad de poner un poco de orden y valorar la marcha de tu negocio.
Hacer inventario de manera periódica es necesario para organizar y controlar el stock en tu negocio
  • Compartir frase en
  • Google+
  • LinkedIn

Hacer inventario puede ser una de las tareas más temidas para quienes tienen un comercio o pyme. Es cierto que, por lo general, esta labor consumo mucho tiempo y energías, pero existen ciertos ‘trucos’ que puedes llevar a cabo para que hacer inventario sea más rápido, eficiente y sobre todo útil para tu empresa. Porque conocer con exactitud tu stock es una de las formas más sencillas de conocer la marcha financiera de tu negocio.

1-. El inventario comienza antes de hacer inventario

La mejor manera de facilitar el inventariado de productos es llevar una rigurosa organización y control de todo lo que entra y sale de nuestro negocio al cabo del mes, de la semana o del periodo que escojas para realizar tus inventarios.

Existen multitud de programas informáticos para gestionar bases de datos, codificar productos y otorgarles un orden en el almacén. Si en las semanas o meses previos al inventario hemos mantenido el control de todos los productos, a la hora de realizar el inventario resultará mucho más rápido elaborar una lista de todo lo que tenemos y cotejarla con lo que hemos vendido.

2-. Utilizar la clasificación ABC

Clasificar los productos es una de las claves de cualquier proceso de inventariado. Existen multitud de formas de clasificar el stock atendiendo a diferentes criterios, pero uno de los más eficaces es la clasificación ABC.

De manera resumida, la clasificación ABC  consiste en dividir los productos del almacén en base a su valor: a los productos de más valor se les otorga la letra A, a los de valor medio se les otorga la B ya los más económicos la C. De esta forma se prioriza contabilizar los diferentes productos que hay en stock. Un pequeño desfase en los productos B ó C es relativamente normal y no debería suponer un gran problema, mientras que cualquier discordancia en los productos A debería ser investigada.

3-. Utilizar la clasificación por circulante y fijo

Otra manera de clasificar los elementos del stock es por activos fijos y circulantes. Por un lado, los activos fijos son aquellos que permanecen siempre en la empresa, como maquinaria, material de oficina, etcétera. Por su parte, el activo circulante son aquellos productos destinados a la venta al público.

4-. Distribuir el equipo de trabajo

Dependiendo del tamaño de la empresa y del stock que haya, realizar un inventario puede ser tarea para una, dos o más personas. En los casos en los que existe mucho material que inventariar, debería determinarse con antelación qué tarea tiene cada uno de los trabajadores que va a realizar el inventario. El trabajo se puede dividir por familia de productos, por áreas del almacén, por valor del material… Distribuir bien el trabajo evitará que se realice trabajo doble o se queden productos o áreas sin inventariar.

5-. Programar inventarios periódicos

En muchas empresas es habitual que el inventario se haga a final de año, como una forma de hacer balance y comenzar el siguiente año con una idea clara del estado del stock. Sin embargo, realizar solo un inventario año y dejarlo para el final del mismo no suele ser lo más adecuado.

Por norma general, cuanto más frecuentes sean los inventarios, más fácil será llevar el control del stock en la empresa. Desde luego, este periodo debería ser flexible e ir en consonancia con el volumen de ventas, entradas y salidas de material.

El propio día a día te dirá si necesitas realizar inventario cada trimestre o cada semestre, eso sí, no lo dejes para el último momento la acumulación de stock puede ser muy perjudicial para tu negocio.

En BBVA con tu empresa | Cómo se valora un inventario